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Die Arbeit untersucht die Optimierung der Beschaffungslogistik in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) durch den gezielten Einsatz von Controlling-Instrumenten. Vor dem Hintergrund zunehmender Globalisierung und Digitalisierung stehen KMU vor der Herausforderung, ihre Prozesse an dynamische Marktbedingungen anzupassen. Die Beschaffung spielt dabei eine zentrale Rolle, da sie nicht nur die Versorgungssicherheit gewährleistet, sondern auch einen erheblichen Anteil der Gesamtkosten eines Unternehmens beeinflusst. Bereits kleine Kostensenkungen in der Beschaffung können große Auswirkungen auf die Rentabilität haben, während ineffiziente Prozesse umgekehrt zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen können. Ausgehend von dieser Problemstellung untersucht die Arbeit die Forschungsfrage, welche Prozesse in der Beschaffungslogistik durch Controlling-Instrumente optimiert werden können und welchen Nutzen KMU aus deren Anwendung ziehen.
Die Besonderheiten von KMU erfordern eine spezifische Betrachtung. Neben quantitativen Merkmalen wie Umsatz, Mitarbeiterzahl oder Bilanzsumme prägen qualitative Eigenschaften wie die enge Verbindung von Eigentum und Leitung, flache Hierarchien und eine hohe Flexibilität ihre Unternehmensstrukturen. Diese Vorteile ermöglichen schnelle Entscheidungen und kundennahes Handeln, werden jedoch durch begrenzte finanzielle Mittel und einen eingeschränkten Zugang zu Kapitalmärkten relativiert. Strategische Planungen werden in vielen KMU zugunsten des operativen Tagesgeschäfts häufig vernachlässigt, was das Risiko ineffizienter Beschaffungsprozesse erhöht.
Die theoretischen Grundlagen der Arbeit umfassen die Beschaffung, die Beschaffungslogistik und das Controlling. Die Beschaffung stellt sicher, dass Unternehmen die benötigten Materialien, Dienstleistungen oder Handelswaren in der richtigen Menge, Qualität, zum passenden Zeitpunkt und am richtigen Ort erhalten. Die Beschaffungslogistik bildet dabei die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Beschaffungsmärkten. Ihr Ziel ist es, Materialflüsse und Informationsprozesse entlang der Lieferkette effizient zu gestalten, um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern. Ereignisse wie die Corona-Pandemie oder die Blockade des Suezkanals haben die Verwundbarkeit globaler Lieferketten verdeutlicht und die Bedeutung einer robusten Beschaffungsstrategie unterstrichen.
Das Controlling wird als zentrales Steuerungsinstrument betrachtet, das Planung, Kontrolle und Informationsversorgung systematisch miteinander verknüpft. Dabei werden strategisches und operatives Controlling unterschieden: Während das strategische Controlling langfristige Wettbewerbsfähigkeit sichert und Chancen sowie Risiken bewertet, konzentriert sich das operative Controlling auf kurzfristige Effizienzsteigerungen und Kostenkontrollen. Die Integration beider Ansätze bildet die Grundlage für eine zielgerichtete Unternehmenssteuerung.
Im Mittelpunkt der Arbeit steht die Verbindung von Beschaffungslogistik und Controlling in KMU. Durch den Einsatz spezifischer Controlling-Instrumente können Beschaffungsprozesse präziser geplant, überwacht und optimiert werden. Die ABC-Analyse dient beispielsweise der Priorisierung von Materialien nach ihrem Wertanteil und ermöglicht eine gezielte Steuerung der Beschaffungskosten. Kennzahlensysteme unterstützen die Überwachung von Lagerbeständen, Lieferantenleistungen und Termintreue, während die Nutzwertanalyse eine strukturierte Auswahl geeigneter Lieferanten anhand qualitativer und quantitativer Kriterien ermöglicht. Ergänzend helfen Deckungsbeitragsrechnungen und Budgetierungen, die finanziellen Auswirkungen von Beschaffungsentscheidungen transparent zu machen und Ressourcen optimal einzusetzen. Benchmarking wird genutzt, um die Leistungsfähigkeit der eigenen Beschaffungsprozesse mit Best Practices zu vergleichen und Verbesserungspotenziale aufzudecken.
Die Digitalisierung wirkt in diesem Kontext als Katalysator. Moderne ERP-Systeme ermöglichen eine automatisierte Datenerfassung, verbessern die Bestandskontrolle und unterstützen datengetriebene Entscheidungen. Gleichzeitig steigt die Bedeutung der Datenqualität, da fehlerhafte oder unvollständige Informationen zu Fehlentscheidungen führen können. Der digitale Wandel eröffnet KMU die Möglichkeit, ihre Beschaffungslogistik stärker zu automatisieren, birgt jedoch auch Herausforderungen hinsichtlich Implementierungskosten, technischer Infrastruktur und erforderlicher Fachkenntnisse.
Eine SWOT-Analyse verdeutlicht die Chancen und Risiken des Einsatzes von Controlling-Instrumenten in der Beschaffungslogistik. Stärken wie kurze Entscheidungswege, hohe Flexibilität und Kundennähe können durch gezielte Controlling-Maßnahmen verstärkt werden, während Schwächen wie begrenzte Ressourcen und fehlendes Fachwissen gezielt adressiert werden müssen. Die Chancen liegen insbesondere in der Erschließung neuer Märkte, verbesserten Lieferantenbeziehungen und gesteigerter Effizienz. Gleichzeitig bergen fehlende Investitionsmittel, mangelnde digitale Infrastruktur und unzureichende Datenqualität Risiken, die die erfolgreiche Implementierung erschweren können.
Im Fazit zeigt die Arbeit, dass Controlling-Instrumente einen erheblichen Beitrag zur Optimierung der Beschaffungslogistik in KMU leisten können. Sie ermöglichen eine datenbasierte Entscheidungsfindung, erhöhen die Transparenz, senken Kosten und verbessern die Wettbewerbsfähigkeit. Dennoch sind die Implementierung und der effektive Einsatz dieser Instrumente mit Herausforderungen verbunden, insbesondere für KMU mit begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen. Die Arbeit empfiehlt daher eine schrittweise Integration von Controlling-Instrumenten, die mit einer gezielten Schulung der Mitarbeitenden und einer klaren organisatorischen Verankerung kombiniert werden sollte. Zudem sollten KMU die Potenziale der Digitalisierung nutzen, um ihre Beschaffungsprozesse nachhaltig effizienter zu gestalten.